Page 13 - 9. Diktat Penjaminan Kualitas KH-IPSB3

pencegahannya

Dilakukan identifikasi kebutuhan sumber daya (bahan, alat, manusia, pendukung)

Ditetapkan mekanisme pemenuhan kebutuhan sumber daya

Dilakukan evaluasi kesesuaian perencanaan dengan tujuan dan sasaran

3. Rekaman Kegiatan

Rekaman menurut ISO 9000 adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai
atau memberi bukti dari pelaksanaan kegiatan dan dapat digunakan untuk

mendokumentasikan ketertelusuran dan memberi bukti verifikasi, tindakan pencegahan,

dan tindakan koreksi. Dengan kata lain dapat dinyatakan bahwa rekaman adalah segala

sesuatu yang dapat menjadi bukti pelaksanaan kegiatan, misalnya data yang dicatat di

dalam formulir, logbook, rekaman video kegiatan, foto pelaksanaan kegiatan, rekaman
audio, dll.

Sebagaimana persyaratan dari Sistem Manajemen Mutu yang diatur oleh standar

internasional ISO 9001, maka rekaman harus dikendalikan dan dikelola sedemikian rupa
dan ditetapkan batas waktu berlaku (retensi) dari rekaman tersebut. Selain itu, harus ada

pengaturan yang mengatur akses dan proses penyimpanan rekaman.

Selain fungsi utama rekaman sebagai bukti pelaksanaan kegiatan maka rekaman

dapat berfungsi juga sebagai bahan untuk :

penelusuran ketidaksesuaian

membuat prediksi dalam perencanaan di masa yang akan datang melalui data grafik

(trend chart)

Dalam pelaksanaan kegiatan di KH-IPSB3, pengelolaan rekaman kegiatan harus

memperhatikan kebutuhan untuk pemenuhan Peraturan Kepala BAPETEN khususnya

rekaman yang terkait dengan bukti pelaksanaan Laporan Analisis Keselamatan KH-
IPSB3. Metode pengelolaan rekaman kegiatan harus mampu telusur mulai dari tahapan

perencanaan hingga proses pelaporan dan rekaman disimpan dengan menggunakan

kendali akses yang sesuai.
4. Monitoring dan Evaluasi

a. Monitoring

Penjaminan Kualitas untuk Operator dan Supervisor KHIPSB3, DPK-BRIN, 2024